Bütçe sapması, projenin planlanan maliyetten ne kadar uzaklaştığını gösterir. Formülü basit görünür ama iki soru cevaplanmadan hesaplanamaz: hangi bütçeye göre ve hangi ana kadar?
Bu iki soru cevaplanmadığında, aynı proje için hem "%5 sapma var" hem "%16,67 sapma var" denebilir ve ikisi de doğru olur.
1. Üç farklı sapma
Ölçü | Formül | Sorduğu soru |
Maliyet sapması (CV) | EV − AC | Yapılan işe göre fazla mı harcandı? |
Harcama sapması | AC − PV | Planlanan takvime göre fazla mı harcandı? |
Tahmini bütçe sapması | EAC − BAC | Proje toplamda ne kadar aşacak? |
Birinci satır doğru olandır. İkinci satır sık kullanılır ve yanıltır: takvimden geri kalan bir proje az harcamış görünür ama az iş yapmıştır.
2. Örnek proje
Büyüklük | Tutar (TL) |
Toplam bütçe (BAC) | 6.000.000 |
Planlanan değer (PV) | 3.000.000 |
Kazanılan değer (EV) | 2.700.000 |
Fiili maliyet (AC) | 3.150.000 |
Tahmini toplam maliyet (EAC) | 7.000.000 |
Ölçü | Hesap | Sonuç |
Maliyet sapması (CV) | 2.700.000 − 3.150.000 | −450.000 TL |
CV oranı | −450.000 ÷ 2.700.000 | −%16,67 |
Harcama sapması | 3.150.000 − 3.000.000 | +150.000 TL |
Harcama sapma oranı | 150.000 ÷ 3.000.000 | %5,00 |
Tahmini bütçe sapması | 7.000.000 − 6.000.000 | +1.000.000 TL (%16,67) |
Harcama sapmasına bakan bir yönetici "yalnızca %5 aşım var" der. Maliyet sapmasına bakan yönetici, yapılan işe göre %16,67 fazla harcandığını görür. İkincisi doğrudur.
3. Neden harcama sapması yanıltır?
Durum | Harcama sapması | Gerçek |
Proje geride, harcama da geride | Sapma yok görünür | İş yapılmamış |
Proje önde, harcama önde | Aşım görünür | Sapma yok |
Harcama sapması, yalnızca takvime göre nerede olunduğunu ölçer. İşin ne kadarının yapıldığını hesaba katmaz. Kazanılan değer kavramının ortaya çıkış nedeni tam olarak budur.
Örnek projede harcama %5,00 aşmış görünüyor ama proje aynı zamanda takvimden geride: yapılan işin bütçelenmiş değeri 2.700.000 TL iken 3.150.000 TL harcanmış.
4. Sapmanın kaynağını ayrıştırmak
Kaynak | Nasıl ölçülür? |
Fiyat sapması | (Fiili birim fiyat − Planlanan) × Fiili miktar |
Miktar / efor sapması | (Fiili miktar − Planlanan) × Planlanan birim fiyat |
Kapsam sapması | Onaylı değişikliklerin bütçe etkisi |
Kur sapması | İthal kalemlerde kur farkı |
Enflasyon sapması | Fiyat endeksi kaynaklı |
Bu ayrıştırma yapılmadan sapma bir yönetim hatası gibi görünür. Oysa fiyat ve kur sapması proje ekibinin kontrolünde değildir; efor sapması kontrolündedir.
Türkiye koşullarında uzun süreli projelerde enflasyon ve kur sapması, toplam sapmanın büyük kısmını oluşturabilir. Bu nedenle uzun projelerde bütçe, sabit fiyat yerine bir fiyat formülüne bağlanmalı ve sapma reel olarak da hesaplanmalıdır.
5. Sapma ne zaman görülür?
Zaman | Sapmanın görünürlüğü |
İlk %10 | Gürültülü; anlamlı değil |
%20 tamamlanma | CPI istikrar kazanır; sapma öngörülebilir |
%50 tamamlanma | Sapma büyük ölçüde kesinleşmiş |
%80 tamamlanma | Müdahale için geç |
Bütçe sapmasının en değerli olduğu an, projenin %20'sinin tamamlandığı andır. O noktada alınan bir karar — kapsam azaltma, kaynak değişikliği, bütçe revizyonu — hâlâ sonucu değiştirebilir.
Örnek projede tamamlanma %45,00'tir; müdahale penceresi hâlâ açık ama daralmaktadır.
6. Sapmayı gizleyen uygulamalar
Uygulama | Etkisi |
Bütçeyi yıl içinde revize edip sapmayı sıfırlamak | Sapma kaybolur, öğrenme olmaz |
Kapsam değişikliğini bütçeye eklememek | Ekip haksız yere kötü görünür |
Maliyetleri başka projeye yazmak | Sapma başka yere taşınır |
Taahhüt edilmiş ama faturalanmamış maliyeti saymamak | Sapma gecikmeli görünür |
Yüzde beyanıyla EV şişirmek | CV yapay iyileşir |
Dördüncü satır teknik ama önemlidir: sipariş verilmiş ama henüz faturası gelmemiş maliyetler (taahhütler), fiili maliyete dâhil edilmelidir. Aksi hâlde sapma her zaman birkaç ay geriden gelir.
7. Bütçe revizyonu ne zaman doğru?
Durum | Revizyon doğru mu? |
Kapsam onaylı biçimde değişti | Evet — BAC güncellenmeli |
Kur ve fiyat şoku | Genellikle evet |
Performans düşük | Hayır — revizyon sorunu gizler |
Tahmin baştan yanlıştı | Evet ama ders çıkarılmalı |
Üçüncü satır, bütçe revizyonunun en yaygın kötüye kullanımıdır: sapma büyüdükçe bütçe büyütülür ve gösterge her zaman yeşil kalır. Bu durumda kurumsal öğrenme durur — bir sonraki proje de aynı hatayla tahmin edilir.
Doğru uygulama, orijinal bütçenin (baseline) her zaman kayıtlı kalması ve revizyonların ayrıca raporlanmasıdır: kaç kez, ne kadar, hangi gerekçeyle.
8. Sık yapılan hatalar
Hata | Neden yanlış? |
Harcama sapmasını maliyet sapması sanmak | Yapılan iş hesaba girmez. |
Sapmanın kaynağını ayrıştırmamak | Kontrol dışı sapma ekibe yazılır. |
Taahhütleri fiili maliyete katmamak | Sapma geç görünür. |
Bütçeyi revize edip sapmayı sıfırlamak | Öğrenme durur. |
Kapsam değişikliğini BAC'a eklememek | Gösterge anlamını yitirir. |
Sapmayı proje sonunda değerlendirmek | Müdahale penceresi kapanmış olur. |